Hoy queremos compartir contigo la importancia de implementar un sistema contable que respalde tus procesos administrativos, al tiempo que evitas posibles errores contables y direccionas de manera óptima tu presupuesto.
Entre los errores más recurrentes se encuentran:
1. No tomar decisiones correctas a tiempo
Este error es tan común como preocupante. Recuerda que existen muchos beneficios que tu negocio puede obtener de llevar correctamente el registro contable. El más importante es la gran cantidad de indicadores que puedes obtener, que serán la base para decisiones acertadas y oportunas. Con el uso de un sistema contable en la nube, será más fácil detectar ineficiencias y áreas donde puedes hacer recorte de presupuesto o por el contrario impulsarlas para fortalecerlas.
La contabilidad es una de esas tareas en las que, si cuentas con la solución indicada tendrás la seguridad de tener todo bajo control.
2. Almacenar toda la información en hojas de cálculo
La contabilidad actual se hace mucho más práctica gracias al uso de herramientas en la nube y de manera automática. Por eso, el uso de hojas de cálculo puede ser otro proceso complejo, manual y tedioso para tu negocio que incluye consumo de tiempo, falta de trabajo colaborativo,, la vulnerabilidad a costosos errores humanos, la incapacidad para tomar decisiones rápidas y la posibilidad de perder datos valiosos.
Cuando tienes un software contable en la nube, puedes superar rápidamente muchas de las tareas manuales lentas y tediosas que a menudo tú o tu contador pueden verse obligados a soportar.
3. No estar al tanto de los procesos
Es imposible no evidenciar la necesidad de recopilar y almacenar los datos de gastos de la empresa y mantenerlos actualizados. No estar al tanto del papeleo (y guardar los recibos en archivos físicos) puede convertirse en un obstáculo, especialmente durante una auditoría en la que todo debe estar organizado. Por lo tanto, es recomendable digitalizar y mantener registros como recibos, extractos bancarios, facturas electrónicas, declaraciones de impuestos, etc., durante un tiempo determinado.
4. Nómina sin seguimiento
El seguimiento de tu nómina es imprescindible, incluso si solo tienes un empleado. Gestionarla en la nube te ayuda a parametrizar y optimizar procesos como el pago, aportes de seguridad social, liquidaciones y todos los conceptos que intervienen, además de la presentación de impuestos u obligaciones sobre la misma. Sin la solución adecuada, esto podría ser un proceso dispendioso, por lo que te recomendamos utilizar un sistema de nómina en la nube confiable. Recuerda que en Pymes+ puedes gestionar tu nómina en solo tres clics, por lo que llevar un registro de las horas, calcular los salarios, retener impuestos y otras deducciones, entregar comprobantes de pago y pagar los impuestos se puede hacer con facilidad.
5. No realizar un seguimiento de los gastos fiscales
Todas las empresas deben mantener registros de los gastos que puede reclamar la Dian, así como mantenerse al día con sus declaraciones de impuestos. Sabemos que las presentaciones de IVA pueden ser un dolor de cabeza contable y que buscar una transacción manualmente durante horas o tratar de encontrar el error humano en alguno de tus registros puede ser frustrante.
Un software contable ideal te permite la trazabilidad de toda tu contabilidad en tiempo real y acceso a esos gastos fiscales en cualquier momento, para dar cumplimiento a lo que el ente nacional regula.
6. No organizar documentos secuencialmente
Por simple que parezca, no organizar tus libros de manera ordenada repercute en un desastre. Esto lo podrás evitar con un sistema contable en la nube que organiza tus documentos secuencialmente de manera automática.
También existen numerosos beneficios del software de contabilidad, que incluye los datos bancarios directos eliminando el ingreso manual y los errores, la integración con las funcionalidades NIIF y de facturación en otras monedas, el cumplimiento automatizado del IVA, y la generación de facturas electrónicas de manera fácil y profesional.
Finalmente, queremos contarte que el utilizar un software contable te ayudará a mantener la información financiera precisa y actualizada sobre tu empresa, te permitirá evaluar su desempeño y abordar los posibles problemas de flujo de efectivo mes a mes.
Recuerda que la implementación de un software contable como Pymes+ no lleva mucho tiempo y no es compleja para la operación diaria del negocio. Podrás optimizar tus procesos de manera práctica, rápida y sin problemas. Si quieres conocer más, agenda una demo.