Firma digital: los beneficios para tu empresa

El mundo es cada vez más dinámico y competitivo, los trámites personales y de carácter empresarial se han trasladad de manera casi ineludible a la virtualidad, y de cara estos procesos surgen un interrogante al momento de elegir entre los diferentes mecanismos existentes para firmar documentos. En Softpymes te ponemos al día y te contamos algunas consideraciones.

Dos firmas aplicables

En Colombia existen dos firmas aplicables en un escenario virtual: la Firma Digital y la Firma Electrónica, y por más que parezcan iguales, no son sinónimos.

¿Qué es la Firma electrónica?

Materializa diferentes métodos de autenticación como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. Es decir, comprende desde contraseñas que encriptan documentos o dan acceso a páginas web con claves que solo usted conoce, hasta datos biométricos tales como el reconocimiento facial, dactilar, y también la ‘famosa firma escaneada’.

¿Qué es Firma digital?

A diferencia de la Firma Electrónica, es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, mediante un procedimiento matemático garantiza que se ha obtenido exclusivamente con la clave del firmante, y que el mismo no ha sido alterado durante el proceso de creación, transmisión e incluso después de su recepción.

La Ley 527 de 1999 en su artículo 28 indica que los atributos de una firma digital son “1. Es única a la persona que la usa” y “3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa”.

Beneficios de la Firma digital

Altamente segura

Es una solución que ha demostrado ser confiable y mucho más rápida que el proceso tradicional. Cumple con altos estándares de seguridad y destaca la presunción legal de no repudio, al ser emitida por un organismo de certificación acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.

Optimiza el tiempo

Los procesos de acuerdos ineficientes conllevan retrasos, altos costos y una mala experiencia del cliente. Cuando cuentas con firma digital puedes enviar y firmar los documentos de manera segura desde cualquier dispositivo. Los acuerdos se completan en menos de un día, inclusive en pocos minutos.

Se puede firmar desde cualquier lugar

Las firmas digitales se pueden hacer en cualquier momento y desde cualquier sitio, sin contratiempos. Puedes firmar varios documentos con un solo clic.

Aumenta la competitividad

Es una excelente herramienta que facilita los procesos legales, lo que te permite mantener la lealtad de tus colaboradores y brindarles una magnífica experiencia a tus clientes. La alta competitividad se impulsa.

Mayor eficiencia en los procesos

Con la firma digital se lleva un mayor orden de la gestión de archivos y documentos, además de facilitar el acceso a la información cada vez que sea necesario o conveniente. Finalmente, solo queda detallar que la tecnología de firma digital se adapta a cualquier proceso dentro de tu empresa. Por medio del uso de esta herramienta puedes:

• Validar cartas de intención.

• Cumplimientos internos.

• Convenios con proveedores.

• Información de gastos.

• Órdenes de compra.

• Permisos.

• Procesos de factura.

• Contratos de ventas.

Ya conoces los beneficios de tener tu propia firma digital, no olvides que la información que certificas debe tener el mayor nivel de seguridad, respaldo y certeza, de esta forma evitas incurrir en sanciones de carácter ejecutivo o incluso penal, a causa de incumplimientos contractuales por fuga o publicación indebida de la información u otros contratiempos que conlleven a consecuencias críticas, pues cuando usas la firma de un proveedor tecnológico, que es implementada también por otra inmensa cantidad de clientes, no tienes el control exclusivo de la firma. ¡Ve un paso siempre adelante, reduce los riesgos en la gestión de tus procesos.