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title: 5 tips para conservar la información contable de tu empresa de la mejor manera
description: Cuando registras y almacenas de forma adecuada la información de tus movimientos contables y financieros, te estás protegiendo de la pérdida de recursos
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# [5 tips para conservar la información contable de tu empresa de la mejor manera](https://blog.softpymes.com.co/conserva-la-información-contable-de-tu-empresa-de-la-mejor-manera)

 Escrito por [Softpymes SAS](https://blog.softpymes.com.co/author/softpymes-sas) | 13 de noviembre de 2022 06:37:30 AM Z

Cuando registras y almacenas de forma adecuada la información de tus movimientos contables y financieros, te estás protegiendo de la pérdida de recursos y de la disminución en la eficiencia de tus procesos. Recuerda que la contabilidad es la columna vertebral de tu negocio, por eso hoy en **Softpymes **te proponemos **cinco tips** que te ayudarán a evitar la pérdida de información contable y a conservarla de manera óptima y ordenada.

 

**1. Ordena tu información de manera cronológica **

 

Todos los días, en tu negocio, se registran operaciones financieras como: ventas, compras y otros gastos, pago de salarios, movimientos bancarios, inversiones, liquidación de impuestos, pago de deudas entre otras. Como los movimientos contables son diarios, debes ser constante en el registro y la organización de estos y crear un sistema para no olvidar nada y evitar la pérdida de información.

 

Claro está que algunas de las operaciones son esporádicas y otras más rutinarias, el objetivo es que logres tener estos registros ordenados de manera cronológica, bien sea por día, semana, mes, trimestre, semestre o año. De esta manera, tendrás certeza sobre las obligaciones que debes pagar primero, las inversiones que dependen de algún ingreso, los trámites legales próximos a vencerse y otros aspectos que te permitirán estar mejor preparado y tomar mejores decisiones basadas en información real.

 

**2. Categoriza tus movimientos financieros **

 

Categorizar de manera adecuada tus movimientos financieros no solo evitará que pierdas información importante, al mismo tiempo te ayuda a darle a tu contabilidad una mirada más profesional, te prepara para cumplir con las disposiciones de los entes de control y asegura la calidad de las solicitudes que presentas a las entidades bancarias o financieras.

 

En este punto, deberás familiarizarte con términos como gastos operacionales, activos corrientes, costos fijos o utilidades brutas, y aunque es posible que te confundas con algunos y necesites la asesoría de un contador, cuando empleas la terminología correcta distingues claramente todos tus ingresos y gastos y dispones la organización de tu información de una manera más clara.

 

**3. Utiliza registros contables**

 

Uno de los tips fundamentales para conservar de la mejor manera tu información contable es codificarla y mantenerla organizada de acuerdo a determinados formatos, como los registros contables o libros de contabilidad que son esas herramientas destinadas a albergar todos los movimientos contables de tu empresa. Recuerda que algunos de estos documentos son obligatorios, como el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances y otros dependen de tus necesidades, como el Balance General, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Resultados.

 

**4. Respalda tus transacciones con soportes **

 

Cuando generas y guardas tus documentos contables, además de respaldar tus transacciones con estos soportes, conocer tus ingresos y egresos y cumplir con normativas vigentes, estás también creando un repositorio al que podrás recurrir cuando notes inconsistencias en la contabilidad, para verificar qué operación comercial se realizó y en qué condiciones.

Algunos de los documentos contables más utilizados son:

 

● facturas

 

● recibos de caja

 

● consignaciones

 

● comprobantes de pago

 

Estos documentos contables se dividen en internos y externos, dependiendo de si son emitidos o no por la empresa. También existen otros documentos no contables (como la remisión y la cotización) que te permiten recopilar información detallada sobre tu mercancía o elaborar presupuestos, aquí lo importante es que tengas un registro de todos.

 

**5. Todo almacenado en la nube **

Nuestra recomendación es que evites tomar a la ligera una decisión tan importante como qué sistema vas a utilizar para almacenar tu información. Sabemos que puedes hacerlo de manera manual, utilizando Excel o con programas que necesitas instalar en un ordenador. En primer lugar, ya no tiene sentido perder el tiempo registrando todo en papel (gastas en papelería y afectas el medio ambiente). Por otra parte, si bien Excel es una muy buena herramienta, si no se tienen unos conocimientos básicos sobre sus funcionalidades, puede generar muchas confusiones y hacer que se extravíen tus datos. Por último, un software instalado incurrirá en otros gastos y te limitará a trabajar siempre en el mismo computador.

 

Por eso, en **Softpymes **consideramos que la mejor opción es albergar tu información en la nube, sin preocuparte por realizar copias de seguridad y teniendo acceso a tu información contable desde cualquier lugar. Con [Pymes+](https://ventas.softpymes.com.co/software-contable-en-la-nube-0-0-1-0), por ejemplo, podrás también generar informes de manera automática y en tiempo real.

 

Ya conoces estos 5 consejos para conservar tu información contable de la mejor manera. Si quieres conocer cómo[ Pymes+](https://ventas.softpymes.com.co/software-contable-en-la-nube-0-0-1-0) puede ayudarte en este proceso. [Agenda una demo](https://ventas.softpymes.com.co/software-contable-en-la-nube-0-0-1-0).

 

 

 

 

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