Sin importar si la contabilidad de tu empresa está a tu cargo o recibes el apoyo de un profesional experto, debes asegurarte de que en tus libros contables no comentas, por desconocimiento, una asesoría indebida o cualquier otro motivo, delitos que pueden exponerte a sanciones o multas. Por eso hoy queremos hablarte un poco de la doble contabilidad, una mala práctica frecuente en el mundo empresarial.
¿Qué es la doble contabilidad?
Según se consigna en el artículo 74 del Código de Comercio y en el artículo 264 de la Ley 1564 de 2012:
Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra(...)
Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos
Como puedes ver, se considera un delito y no un simple error involuntario, porque para la legislación, llevar doble contabilidad parte de una decisión consciente en la que se pretende, principalmente, engaña a los entes encargados de ejercer control como la DIAN; generalmente, el objetivo es evitar el pago de las obligaciones tributarias.
Sanciones en las que se incurre por doble contabilidad
Ya identificaste qué es la doble contabilidad, es momento de hablar de las sanciones que derivan de recurrir a esta mala práctica.
● Sanción económica: según el artículo 655 del Estatuto Tributario (ET), se establece una multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior a la imposición de la multa. Esta sanción económica no puede superar las 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario).
● Rechazo por parte de la DIAN de costos y deducciones: de igual manera, el artículo 655 del ET, explica que irregularidades como la doble contabilidad hace perder el valor probatorio de los libros contables. Por esta razón, la Dian podrá rechazar los costos, deducciones e impuestos descontables incluidos en dichos registros. Esta sanción no es automática: puede ser omitida si el contribuyente demuestra la validez de estos conceptos, usando pruebas diferentes a los libros que están siendo cuestionados.
● Clausura o cierre del establecimiento: de acuerdo con el artículo 657 del ET, la doble contabilidad también puede ser sancionada con el cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o cualquier otro espacio donde el contribuyente sancionado ejerza su actividad. Este cierre se puede realizar por un término de 3 días. Es posible evitar esta sanción si la persona señalada de llevar doble contabilidad, paga una multa equivalente al 20% de los ingresos operacionales, obtenidos en el mes anterior a la fecha en que cometió el delito.
¿Es posible apelar o reducir sanciones?
Aunque lo ideal es que nunca incurras en esta práctica, si te ves involucrado en este delito, existen algunas opciones para apelar, modificar o reducir las sanciones. Aquí te las contamos:
Reducción de hasta el 50% de la multa
En el artículo 640 del Estatuto Tributario se contempla la posibilidad de disminuir la sanción económica que la DIAN impone por doble contabilidad. Esto solo es posible cuando el contribuyente cumple con algunos requisitos como no haber cometido una infracción similar en los 4 años anteriores, que acepte la sanción impuesta y responda por ella.
Recurso de consideración
Si crees que la acusación por doble contabilidad es injusta, puedes presentar un recurso de consideración contemplado por el Estatuo Tribiutario. Este es un documento donde solicitas al ente de control que sea modificada o revocada la sanción argumentando los motivos. Según el artículo 720 del ET, tienes hasta dos meses para interponer este recurso y la DIAN se puede tomar hasta un año para resolver la solicitud. Si no presentas ningún recurso, la ley interpreta esta omisión como una aceptación de la sanción y el acto administrativo queda en firme.
● Si lamentablemente atraviesas una mala situación económica en tu negocio, evadir tus obligaciones solo traerá más gastos y consecuencias mayores.
● Confía tu contabilidad a un profesional que te brinde la asesoría y los consejos más acertados, especialmente en momentos de crisis.
● Finalmente, te sugerimos que hagas uso de las herramientas tecnológicas. Con un software contable como Pymes+ tu información está siempre segura y se actualiza en tiempo real, puedes generar informes de manera automática y conocer el estado de tu negocio para tomar las mejores decisiones en el momento oportuno, así como reducir errores y la posibilidad de que el personal que interviene en tu contabilidad cometa irregularidades. Además, en Pymes+ encuentras parametrizadas cuentas, tarifas e impuestos que garantizan el cumplimiento adecuado de las normativas establecidas.