Antes de contarte un poco sobre la conservación de documentos contables, es importante aclarar su clasificación y tipos para evitar confusiones. Te los describimos a continuación:
Se caracterizan por ser documentos con origen interno o externo a la empresa. Sirven como base para el registro de las operaciones económicas. Un ejemplo son los recibos de caja, las facturas de venta y documentos equivalentes, las notas contables y las letras de cambio.
Estos son los documentos que genera la empresa para registrar todas sus operaciones. Deben estar numerados de forma consecutiva, indicar la fecha de elaboración, su origen, una descripción de la operación y las cuentas que se encuentran involucradas, además del respectivo soporte contable, según dicta el decreto 2649 de 1993. Algunos de ellos son los comprobantes de ingresos, egresos, nómina y de ventas.
En los libros contables quedan asentados los comprobantes ordenados cronológicamente, y con base en ellos las personas o el software contable prepara los estados financieros de la compañía.
Según los artículos 60 del Código de Comercio y 28 de la Ley 962 de 2005, cualquier entidad o persona natural debe conservar sus papeles y libros contables por 10 años. Los artículos señalan que se puede elegir entre conservarlos de forma física o utilizando medios técnicos, magnéticos, electrónicos o digitales siempre y cuando garanticen su reproducción exacta.
Debes seguir las normas que establece el Artículo 12 de la Ley 527 de 1999, que menciona lo siguiente:
● La información que se encuentra almacenada debe ser accesible por si es necesario una posterior consulta.
● El mensaje de datos o el documento debe conservarse en el formato que se generó, envió o recibió o en algún otro formato que demuestre o reproduzca exactamente la información generada, enviada o recibida.
● Cuando se conserve el documento contable debe contener información que permita identificar el origen, el destino, la fecha y la hora en que se produjo el documento, en que fue enviado o recibido.
Cuando transcurra el término de conservación de los documentos contables, que es de 10 años, pueden ser destruidos todos los libros y papeles, si lo deseas. Por otra parte, si quieres conservarlos, lo único que debes tener en cuenta es que el medio en donde se conserven permita una reproducción exacta de los documentos contables, como ya te lo hemos dicho.
Con el fin de verificar la exactitud del patrimonio, pasivos, activos, ingresos, deducciones, costos, descuentos, rentas exentas, impuestos y de las retenciones que se encuentran consignadas en las declaraciones, la DIAN está en el derecho de solicitar a los contribuyentes la inspección de sus libros y soportes contables.
En cuanto al tiempo de conservación de la información que acabamos de mencionar, los artículos 304 de la ley 1819 de 2016 y el 632 del Estatuto Tributario indican que, tanto las personas naturales como las empresas que se encuentran obligadas a llevar contabilidad, están obligadas a conservar los documentos contables implicados, hasta que se cumpla el término de firmeza de su declaración tributaria correspondiente.
Ahora que conoces la normativa que reglamenta la conservación de documentos contables, te invitamos a contar con nuestro software en la nube Pymes+, con el que podrás llevar la contabilidad de tu empresa, cumpliendo al mismo tiempo con la legislación colombiana en términos fiscales y comerciales y sin la preocupación de perder algún documento importante.
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