La nómina electrónica deberá cumplir con los siguientes cuatro pasos:
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Habilitarse: consiste en revisar si se está obligado a generar nómina electrónica y de ser así revisar cuál es la fecha máxima para habilitarse, prepararse para ello junto a un desarrollador de software calificado, empezar a hacer las pruebas y cumplir con el plazo máximo indicado por la Dian. Haga clic acá para conocer en qué consiste el proceso de habilitación.
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Generar: se refiere a diligenciar los datos en el archivo xml según los requisitos indicados por la Dian en la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, donde se encontrarán campos obligatorios y opcionales, donde los primeros no podrán ser omitidos para que se de la correcta validación del documento. En caso de tener algún inconveniente tecnológico al momento de hacer la generación, la resolución indica que una vez sea superado este inconveniente, se tienen 48 horas para enviar los documentos.
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Transmitir: como tercer paso, debo transmitir a la Dian la nómina del mes empaquetada en un contenedor electrónico, especificando la información de cada colaborador, para que la entidad valide la información suministrada.
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Validar: La Dian valida la información enviada, pone su firma y regresa la información nuevamente empaquetada a la empresa confirmando el “ok validado” respectivo. Si no hay validación, se debe volver al paso dos para generar nuevamente el documento y cumplir nuevamente con el ciclo.
La fase de expedición que se cumple para el caso de factura electrónica no es obligatorio ni necesario en caso de la nómina electrónica.