Cuando registras y almacenas de forma adecuada la información de tus movimientos contables y financieros, te estás protegiendo de la pérdida de recursos y de la disminución en la eficiencia de tus procesos. Recuerda que la contabilidad es la columna vertebral de tu negocio, por eso hoy en Softpymes te proponemos cinco tips que te ayudarán a evitar la pérdida de información contable y a conservarla de manera óptima y ordenada.
1. Ordena tu información de manera cronológica
Todos los días, en tu negocio, se registran operaciones financieras como: ventas, compras y otros gastos, pago de salarios, movimientos bancarios, inversiones, liquidación de impuestos, pago de deudas entre otras. Como los movimientos contables son diarios, debes ser constante en el registro y la organización de estos y crear un sistema para no olvidar nada y evitar la pérdida de información.
Claro está que algunas de las operaciones son esporádicas y otras más rutinarias, el objetivo es que logres tener estos registros ordenados de manera cronológica, bien sea por día, semana, mes, trimestre, semestre o año. De esta manera, tendrás certeza sobre las obligaciones que debes pagar primero, las inversiones que dependen de algún ingreso, los trámites legales próximos a vencerse y otros aspectos que te permitirán estar mejor preparado y tomar mejores decisiones basadas en información real.
2. Categoriza tus movimientos financieros
Categorizar de manera adecuada tus movimientos financieros no solo evitará que pierdas información importante, al mismo tiempo te ayuda a darle a tu contabilidad una mirada más profesional, te prepara para cumplir con las disposiciones de los entes de control y asegura la calidad de las solicitudes que presentas a las entidades bancarias o financieras.
En este punto, deberás familiarizarte con términos como gastos operacionales, activos corrientes, costos fijos o utilidades brutas, y aunque es posible que te confundas con algunos y necesites la asesoría de un contador, cuando empleas la terminología correcta distingues claramente todos tus ingresos y gastos y dispones la organización de tu información de una manera más clara.
3. Utiliza registros contables
Uno de los tips fundamentales para conservar de la mejor manera tu información contable es codificarla y mantenerla organizada de acuerdo a determinados formatos, como los registros contables o libros de contabilidad que son esas herramientas destinadas a albergar todos los movimientos contables de tu empresa. Recuerda que algunos de estos documentos son obligatorios, como el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances y otros dependen de tus necesidades, como el Balance General, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Resultados.
4. Respalda tus transacciones con soportes
Cuando generas y guardas tus documentos contables, además de respaldar tus transacciones con estos soportes, conocer tus ingresos y egresos y cumplir con normativas vigentes, estás también creando un repositorio al que podrás recurrir cuando notes inconsistencias en la contabilidad, para verificar qué operación comercial se realizó y en qué condiciones.
Algunos de los documentos contables más utilizados son:
● facturas
● recibos de caja
● consignaciones
● comprobantes de pago
Estos documentos contables se dividen en internos y externos, dependiendo de si son emitidos o no por la empresa. También existen otros documentos no contables (como la remisión y la cotización) que te permiten recopilar información detallada sobre tu mercancía o elaborar presupuestos, aquí lo importante es que tengas un registro de todos.
5. Todo almacenado en la nube
Nuestra recomendación es que evites tomar a la ligera una decisión tan importante como qué sistema vas a utilizar para almacenar tu información. Sabemos que puedes hacerlo de manera manual, utilizando Excel o con programas que necesitas instalar en un ordenador. En primer lugar, ya no tiene sentido perder el tiempo registrando todo en papel (gastas en papelería y afectas el medio ambiente). Por otra parte, si bien Excel es una muy buena herramienta, si no se tienen unos conocimientos básicos sobre sus funcionalidades, puede generar muchas confusiones y hacer que se extravíen tus datos. Por último, un software instalado incurrirá en otros gastos y te limitará a trabajar siempre en el mismo computador.
Por eso, en Softpymes consideramos que la mejor opción es albergar tu información en la nube, sin preocuparte por realizar copias de seguridad y teniendo acceso a tu información contable desde cualquier lugar. Con Pymes+, por ejemplo, podrás también generar informes de manera automática y en tiempo real.
Ya conoces estos 5 consejos para conservar tu información contable de la mejor manera. Si quieres conocer cómo Pymes+ puede ayudarte en este proceso. Agenda una demo.