En Softpymes sabemos que la implementación electrónica del documento soporte genera ciertas dudas a su alrededor, por eso hemos reunido las más recurrentes para dar respuesta a ellas, con el propósito de informarte y generarte un parte de tranquilidad en el cumplimiento de los requisitos que la DIAN establece.
Recuerda que este documento que se expide como soporte de las compras realizadas a proveedores no obligados a facturar ya existía, la novedad es que ahora se implementa de manera electrónica, siendo ideal para dar seguimiento a tus compras, y tener el soporte de costos y deducciones para poder descontar los impuestos en las declaraciones de renta.
¿Quiénes están obligados a expedir el documento soporte?
Todas las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos y deban respaldar la adquisición de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.
¿Desde cuándo está en vigencia?
En la resolución 000488 del 29 de abril de 2022 la DIAN establece que a partir del 01 de agosto de 2022, será obligatoria la implementación, generación y emisión del documento soporte electrónico.
¿Cuáles son los requisitos al momento de generar el documento soporte?
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Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
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Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
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Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
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Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
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Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
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Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
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Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
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Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación.
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Utilizar el formato electrónico de generación establecido.
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El código único del documento soporte (CUDS) en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
¿Cuál es el plazo para la emisión del documento soporte electrónico?
Existen dos opciones para generarlo, la individual, que se debe realizar inmediatamente se adquieran bienes y/o servicios, o la acumulada, en la que se registran las las compras realizadas a un mismo proveedor en los últimos 7 días. Su emisión deberá realizarse a más tardar el último día de la semana.
En Pymes+ encontrarás únicamente la opción individual.
¿Qué pasa si se presentan inconvenientes tecnológicos
Si los inconvenientes se presentan en la DIAN, dispondrás de un plazo máximo 48 horas para transmitir la información a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico. Si eres tú quien presenta problemas, deberás transmitir la información en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente en que se resuelva la falla tecnológica, soportando el porqué del inconveniente para presentarlo cuando la administración tributaria lo requiera.
Si tienes Pymes+ puedes estar tranquilo, ya está disponible la funcionalidad para emitir documento soporte electrónico. No tienes de qué preocuparte, cumplimos con todas las disposiciones de la DIAN.