Liquidación y pago de prima de servicios

En el mundo de la contabilidad empresarial, la liquidación y el pago de la prima son aspectos cruciales que toda empresa debe gestionar de manera eficiente. Con la llegada del segundo semestre del año, es esencial que las empresas se preparen para cumplir con esta obligación laboral. En este artículo, te explicamos todo lo relacionado con este tema.

¿Qué es la prima de servicios?

La prima es una prestación social obligatoria que los empleadores deben pagar a sus empleados, generalmente dos veces al año, en junio y diciembre. Este beneficio está destinado a reconocer el esfuerzo y la dedicación de los trabajadores, y su cálculo depende de los salarios y el tiempo laborado durante el semestre.

¿Quiénes están obligados a pagar la prima de servicios?

Cualquier empresa o empleador, sin importar si es una persona natural o jurídica, que realice una actividad que genere beneficios económicos o sociales, tiene la responsabilidad de pagar la prima de servicios a sus empleados.

Cálculo de la prima de servicios

El cálculo de la prima de servicios se realiza tomando como base el promedio de los salarios devengados por el trabajador durante el último año o período laboral. Para determinar este promedio, se suman todos los salarios mensuales devengados y se divide entre el número de meses.

A continuación, te mostramos la fórmula: 

Es importante tener en cuenta que el cálculo de la prima de servicios no incluye las cesantías, las cuales son una prestación adicional que se liquida y paga de forma independiente. Además, en caso de que el trabajador no haya laborado durante todo el año, se realiza un ajuste proporcional al tiempo trabajado.

Empleados con derecho a recibir la prima de servicios

• Toda persona que sea empleada bajo contrato laboral en Colombia, independientemente de si es a término fijo o indefinido.
• Trabajadores de servicio doméstico.
• Choferes de servicio familiar.
• Trabajadores por días y trabajos de medio tiempo.

Empleados sin derecho a recibir la prima de servicios

• Trabajadores independientes.
• Trabajadores bajo contrato de prestación de servicios.
• Trabajadores transitorios.
• Trabajadores que reciben un salario integral.
• Trabajadores ocasionales o temporales.
• Aprendices o personas con contrato de aprendizaje.
  
  

Fecha límite 

Es importante que los empleadores cumplan con esta fecha límite para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores.

Primer periodo: abarca desde el 1 de enero hasta el 30 de junio (fecha límite de pago).

Segundo periodo: comprendido entre el 1 de julio y el 30 de diciembre (plazo máximo de pago: 20 de diciembre).

Base para liquidar la prima de servicios

Para promediar los salarios se incluyen todos los conceptos salariales, como horas extras, recargos nocturnos, recargos dominicales y festivos y el auxilio de transporte.
Para calcular el valor del salario base, se promedian los pagos que ha recibido el trabajador durante los 6 meses, que son objeto de liquidación, o menos si la fracción a liquidar es inferior a los 6 meses, como el caso del trabajador nuevo que a la fecha de liquidar la prima de servicios apenas lleva 1 o 2 meses laborando, o cuando el trabajador se retira.

Además, se deben incluir todos los conceptos salariales, como horas extras, recargos nocturnos, recargos dominicales, festivos y el auxilio de transporte.
Cada mes se determinan todos esos valores y se promedian según el número de meses laborales.

¿Debes incluir la liquidación de la prima en la emisión de la nómina electrónica?

Al igual que la liquidación de la nómina, la nómina electrónica es una obligación para todas las empresas generadoras de empleo en Colombia.

No olvides que cuando hablamos de nómina electrónica, estamos hablando de un proceso complementario al proceso de liquidación de nómina. Toda la información de pagos o abonos a los empleados, debe ser presentada en formato electrónico a la DIAN a través de un formato XML, cuya representación gráfica sería en PDF.

TIP: uno de los beneficios de la generación del documento de soporte de pago de nómina electrónica, es que permitirá a las empresas tomar los pagos realizados a los empleados con una relación laboral o legal reglamentaria, como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA (cuando aplique).

Calendario nómina electrónica 2024

Si un empleador no paga la prima de servicios dentro de los plazos establecidos por la ley, se expone a sanciones y condenas judiciales. La omisión del pago de la prima puede resultar en multas impuestas al empleador por el Ministerio del Trabajo, además de que los jueces laborales podrían ordenar el pago de indemnizaciones a favor del trabajador.

Estas son las consecuencias si no se paga la prima de servicios:

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